Il luogo ritenuto più naturale per eleggere la sede legale di una società o di una ditta individuale è lo studio del proprio commercialista o esperto contabile di fiducia. È una soluzione diffusissima a Milano, ed è facile capire perché: il professionista ha spesso già seguito la costituzione della società, fa da collegamento con il notaio, e segue la contabilità, le scadenze fiscali, le dichiarazioni IVA e il bilancio annuale. Nel canone della consulenza è spesso compreso anche il costo di elezione della sede legale presso lo studio.
Cosa comprende il servizio dal commercialista
Nel canone annuale è in genere compreso il ritiro della posta, delle notifiche e delle raccomandate, con una comunicazione periodica al cliente, di solito settimanale o quindicinale. È una soluzione comoda, soprattutto per chi è all’inizio dell’attività e ha già un rapporto di consulenza avviato.
Perché molti commercialisti suggeriscono il Business Center
Negli ultimi anni, accanto allo studio del commercialista, la sede legale viene sempre più spesso eletta o trasferita presso centri uffici come business center e coworking. I motivi sono diversi, e vale la pena conoscerli prima di scegliere.
Quando la sede legale della società e lo studio del commercialista sono entrambi a Milano, capita che sia lo stesso professionista a indirizzare il cliente verso un centro uffici convenzionato. Questo accade perché lo studio, soprattutto se ha già numerose sedi legali attive presso di sé, non è strutturato per il ritiro e la gestione di grandi volumi di posta. Una concentrazione elevata di sedi legali in un unico indirizzo può inoltre attirare verifiche occasionali da parte delle autorità competenti, una circostanza che non sempre è gradita. Per questo sono spesso gli stessi commercialisti a suggerire di contrattualizzare la sede legale presso un centro uffici convenzionato, continuando comunque a seguire tutta la pratica contabile e societaria del cliente.
Un indirizzo all’altezza del prestigio dell’azienda
C’è poi un caso ancora più diffuso: quando la sede operativa, gli uffici, i magazzini o i laboratori della società si trovano in una città diversa da Milano, magari in provincia, in un’altra zona della Lombardia o in un’altra regione, ma per ragioni di immagine e di interesse commerciale si preferisce eleggere la sede legale proprio a Milano. In questi casi si sceglie un indirizzo strategico della città, ben posizionato, capace di trasmettere praticità, eleganza e qualità del servizio verso clienti e partner.
C’è infine un problema pratico, tutt’altro che raro: è difficile trovare uno studio o un commercialista disposto a offrire la sede legale senza vincolare il cliente anche alla tenuta della contabilità. Per chi vuole invece tenere separate le due cose, la soluzione più semplice resta rivolgersi a un business center.
Sede legale in Business Center: l’alternativa
Affidandosi a uno dei nostri business center, il domicilio della ditta individuale o la sede legale della società viene costituita presso un centro di servizi che cura il ritiro di ogni documento, la notifica tempestiva, l’eventuale scansione della posta e il suo reinoltro. È una soluzione svincolata da qualsiasi altro rapporto professionale: cambiare commercialista, in futuro, non comporta alcuna conseguenza sulla sede legale dell’azienda.
Libri sociali e scritture contabili: dove restano
Una differenza importante rispetto allo studio professionale riguarda la conservazione dei documenti. Presso un business center non vengono conservate le scritture contabili né i libri sociali: resta piena libertà di decidere dove custodire questi documenti, tipicamente presso lo stesso commercialista che continua a seguire la contabilità, indipendentemente da dove sia la sede legale.
Sede legale dal commercialista o in Business Center: come scegliere
In sintesi, la domiciliazione presso il commercialista resta una soluzione valida e spesso economica, soprattutto nella fase di avvio e quando si è già seguiti dal professionista per la contabilità. Diventa meno indicata quando lo studio gestisce già molte sedi legali, quando si cerca un indirizzo di prestigio a Milano pur avendo l’operatività altrove, o quando si preferisce tenere separati il rapporto di consulenza e la sede legale dell’azienda. In questi casi un business center rappresenta l’alternativa più solida, perché unisce gestione professionale della posta, indirizzo di rappresentanza e piena indipendenza da qualsiasi altro rapporto professionale.
Per un confronto più ampio tra tutte le soluzioni disponibili, comprese quelle nazionali, è disponibile anche una guida di approfondimento su vantaggi e limiti della sede legale presso il commercialista.
Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale o fiscale. Per la valutazione del caso specifico è consigliabile rivolgersi al proprio commercialista o a un professionista abilitato.
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