I vantaggi di una segreteria da remoto o segretaria virtuale

20 Novembre, 2019 - Milano

I vantaggi di una segreteria da remoto o segretaria virtuale

È evidente che avere una segreteria in carne ed ossa funzionale ed attenta è indispensabile per qualsiasi ufficio, grazie a questa la routine lavorativa è più produttiva e sicuramente più organizzata.

Risposta alle telefonate, pianificazione di riunioni, gestione di e-mail, acquisto di biglietti di trasporto ferroviario ed aereo, sono solo alcuni dei compiti tipici che fanno parte della routine di un segretario o di un assistente.

L’immagine di questo tipo di professionista è quella di qualcuno che è in azienda, in genere, al servizio di un capo esclusivo, ma la tecnologia ha modernizzato il mondo del lavoro, sono molte le aziende che hanno aperto le porte al lavoro a distanza, riuscendo a servire un numero maggiore di clienti da più luoghi diversi.

È possibile per un impiegato di segreteria svolgere attività da casa propria come da un ufficio centrale.

Una segreteria da remoto è infatti già realtà in molte aziende, e le principali attività sviluppate sono in ambito amministrativo, finanziario e commerciale. 

In quest’articolo parleremo di come soddisfare tutte le esigenze di un ufficio con una segreteria da remoto, in modo da conoscere i vantaggi di questo investimento.

Di cosa si occupa una segreteria da remoto

Uno dei maggiori problemi per molte aziende sono le attività quotidiane come la risposta al telefono, la pianificazione degli appuntamenti, la programmazione, la gestione della posta elettronica e così via, inoltre le attività amministrative, così come un buon servizio clienti, sono fondamentali per il successo di qualsiasi azienda, ma non è sempre possibile assumere nuovi dipendenti neanche part-time.

Queste attività possono essere svolte molto bene e sempre meglio da una segreteria da remoto o da una segretaria virtuale. E’ un servizio essenziale a costi notevolmente inferiori rispetto all’assunzione di un segretaria esecutiva.

La personalizzazione del lavoro è una caratteristica di questa attività. È importante che il cliente e l’azienda che eroga il segretariato a distanza – in genere il business center – facciano un briefing dettagliato su ciò che verrà fatto e dovrà essere fatto.

Il professionista serve più aziende e professionisti non solo italiani e può offrire servizi come:

  • organizzazione dell’agenda del cliente;
  • gestione delle email;
  • gestione dei contratti;
  • contabilità;
  • assistenza a distanza;
  • ma soprattutto segretariato telefonico, risposta personalizzata alle chiamate destinate al cliente.

Il lavoro di questi professionisti può essere addebitato ad ore lavorate, ma è una soluzione davvero poco diffusa. I business center di Milano offrono pacchetti molto spesso personalizzabili con numero variabile di chiamate in ingresso e minuti di conversazione telefonica.

La caratteristica principale della segretaria in remoto o segretaria virtuale o segretaria online è che si tratta di un servizio che funziona in modo condiviso. Cosa vuol dire condiviso? Il segretario, o la segretaria, che eseguiranno il servizio, lavoreranno per più di una società cliente, consentendo una significativa riduzione dei costi per tutti, e mantenendo alta la qualità della gestione del lavoro.

I vantaggi di una segreteria da remoto

Vediamo insieme i vantaggi nello scegliere una segreteria da remoto per un’azienda e per un professionista

1. Costi più bassi

Come accennato in precedenza, assumere una segretaria in modo tradizionale è sicuramente costoso. Ecco perché uno dei maggiori vantaggi di optare per una segreteria da remoto è il costo, decisamente più basso.

Con una segreteria da remoto è il business center, in questo caso il business center di Milano che ha assunto e paga la segretaria e le segretarie che costituiscono il centralino.

Il cliente in sostanza paga soltanto una quota di questo costo per accedere a un servizio di qualità. Il cliente non ha il problema di assumere il personale e sostenere i costi, i contributi di legge, né gli oneri per l’elaborazione della busta paga, né gli accantonamenti del TFR. Non ha i costi per una segretaria in sostituzione se lei o il segretario si ammalano o sono in ferie.

2. Capacità di svolgere tutti i lavori

La registrazione delle chiamate ricevute per i clienti, l’organizzazione di un’agenda di appuntamenti, la risposta alle domande e la conferma degli appuntamenti tramite SMS o telefonate sono tutti esempi di funzionalità che una segreteria virtuale potrà mettere in atto.

Lavorerà sempre all’ora desiderata e potrà servire più di un cliente alla volta.

3. Non è necessario uno spazio fisico

Se si decide di investire in una segreteria da remoto non avrete più bisogno di uno spazio fisico né nella vostra sede né in altra sede. Cioè, potrete contare sul business center che a Milano ospita le segretarie nei propri uffici.

La scrivania, il computer, la stampante, il telefono e tutto il materiale necessario per farla funzionare saranno lasciati alle strutture di servizio esternalizzate: i business center.

4. Servizio qualificato e disponibilità effettiva

Una segreteria da remoto è qualificata e programmata per rendere l’esperienza dei vostri clienti la migliore possibile, potendo garantire la stessa qualità di una segreteria tradizionale, ma garantendo una disponibilità immediata ed effettiva, niente più sterili segreterie telefoniche o chiamate senza risposta. Nessuna chiamata arriverà sul vostro cellulare nel mezzo di un incontro di affari. Una segretaria che risponde costantemente e professionalmente è un’ottima prima impressione, un ottimo biglietto da visita soprattutto per chi non conosce ancora bene la vostra azienda.

5. Ottimizzazione e maggiore praticità

Una maggiore ottimizzazione dei processi aziendali e una maggiore praticità per le attività quotidiane diventano conseguenze di tutti i vantaggi di avere una segreteria virtuale o online, poiché una segreteria è indispensabile se il professionista vuole garantire che la sua routine rimanga produttiva.

Quindi, se disponete di una segreteria da remoto potrete concentrarvi sulle attività che sono davvero importanti per il vostro lavoro e ottimizzare il vostro servizio.

Una segreteria virtuale potrà interagire con la clientela anche tramite i social network, e i messaggi diretti al sito web.

Questo servizio di cui vi abbiamo descritto vantaggi e particolarità è un’alternativa per le aziende che hanno iniziato da poco la propria attività e necessitano del supporto di una segreteria, ma non vogliono o non possono investire assumendo un professionista. Ma è un servizio eccellente per studi professionali già consolidati, per gestire picchi di lavoro, per gestire nuove attività commerciali con molti numeri telefonici, chat e social network.

Il servizio di segretaria online può essere integrato anche con un indirizzo civico, una domiciliazione che consente di utilizzare indirizzi prestigiosi a Milano, ma anche di esternalizzare la ricezione e la gestione della posta.